Certo, então só se fala em business intelligence, data-driven decisions, customer-centric marketing, data analytics. Você já ouviu falar de alguns destes termos, mas nunca parou para pensar sobre o que se trata realmente e como estas técnicas poderiam ajudar a fortalecer seu negócio e gerar mais resultados na prática. Este artigo vai te ajudar a entender tudo isto!

1) O QUE É BI?

BI é a abreviação simpática de Business Intelligence (inteligência de negócios), um conjunto de técnicas e ferramentas para transformar dados brutos em informações significativas e úteis para a gestão de um negócio.

Ao contrário de softwares transacionais (sistemas que registram transações, como o cadastro de um novo cliente ou emissão de uma nota fiscal), as ferramentas de BI são aplicações analíticas que coletam, tratam, transformam e exibem as informações registradas pelos sistemas transacionais, servindo como suporte à tomada de decisões (as tais “data-driven decisions”) e auxiliando na gestão de uma operação.

Um BI pode conectar ao sistema de gestão (ERP) de uma empresa, extrair informações de vendas e apresentá-las em um gráfico amigável com o ranking de seus melhores e piores vendedores, seus indicadores (venda, margem, ticket médio) e atingimento de metas.

Também pode conectar a uma conta de Google Analytics, Adwords, Facebook, extrair informações sobre suas campanhas e audiência, e cruzar com informações de vendas do sistema ERP e com as metas registradas em uma planilha Excel (este processo de extrair e consolidar dados de várias fontes é chamado de “mash-up”).

2) QUAIS OS BENEFÍCIOS DE UTILIZAR UM BI?

Não há discussão que você precisa saber de tudo que está acontecendo no seu negócio. Dirigir uma empresa sem informação é como pilotar um avião sem instrumentos em noite de chuva. Se você não souber quais são suas melhores lojas ou filiais, quais vendedores estão abaixo da média e precisam de apoio para vender mais, quais produtos estão sobrando no estoque e quais vão faltar nos próximos dias, que clientes estão mais propensos a comprar qual produto neste momento, qual a sua margem de lucro real, você diminui drasticamente suas chances de sucesso.

Com técnicas de data mining (mineração de dados) e machine learning (computação cognitiva), um BI pode sugerir automaticamente ações como remarcação de preços de produtos, disparo de campanhas de e-mail marketing ou SMS para clientes potenciais, reabastecimento de produtos que estão vendendo bem e que vão acabar em breve e até remanejamento de estoque entre filiais.

As ferramentas modernas de BI tem a preocupação de não serem apenas embelezadores de relatórios. Um BI bem implantado e aproveitado deve gerar benefícios concretos e mensuráveis, como aumento de vendas e margem de lucro e ganho de eficiência em processos (gastando menos horas-homem para executá-los).

3) QUE TIPO DE BI VOCÊ PRECISA?

Existem muitos tipos de solução de BI, das mais simples e baratas às mais complexas e caras. O ideal é que você escolha uma ferramenta que permita extrair e tratar os dados de origem, criar as visualizações e gerar valor real a partir de insights que embasem tomadas de decisões.

A maioria dos softwares de BI permite criar visualizações gráficas dos seus dados. Alguns são mais simples, e outros possuem características avançadas de interação, seleção, filtragem, detalhamentos (drill-downs), envio de alertas por email ou smartphone em caso de anomalias dos KPIs, agendamento de envio automático de dashboards por emails, entre outras.

Importante saber que boa parte do trabalho está em extrair, limpar e transformar os dados de origem, processo conhecido como ETL (extract, transform and load). Por exemplo, um ETL pode calcular a cobertura do seu estoque a partir do valor financeiro em estoque e da venda média dos últimos dias. As ferramentas mais simples de Data Visualization normalmente não possuem esta característica, limitando-se a importar os dados e exibí-los de forma simples.

4) SELF-SERVICE OU TERCEIRIZAÇÃO?

As ferramentas modernas de BI estão cada vez mais voltadas para o self-service e data discovery. O sonho é que cada indivíduo de uma empresa possa conectar aos seus dados, extraí-los, transformá-los e criar seus próprios dashoards. O problema é que as coisas ainda não são tão fáceis.

Por mais amigável que um BI seja, o processo de ETL ainda exige conhecimentos de banco de dados e linguagem SQL, pelo menos para análises mais avançadas, que são as que realmente geram valor. E mesmo para criar apenas dashboards o usuário precisará dominar fórmulas matemáticas, estatísticas e lógicas.

De qualquer forma, é importante que o software seja amigável e voltado para o self-service, pois pelo menos permitirá a criação de dashboards simples, que poderão ganhar complexidade à medida que os usuários se familiarizem com o BI. Não faz sentido ter que acionar a TI ou contratar um terceiro sempre que se quiser uma simples modificação em uma tela.

Um caminho a ser considerado é começar simples, contratando uma primeira versão do BI de uma empresa terceirizada e habilitando os usuários a apenas visualizar e interagir com os dashboards. Com o tempo, alguns usuários podem receber teinamento para editar e criar telas, e finalmente criar seus próprios modelos de dados.

5) QUAIS OS CUSTOS?

O custo total de um software (TCO – Total Cost of Ownership) engloba os seguintes itens:

  • Licenças de software: podem ser vendidas ou alugadas (SaaS – software as a service), você escolhe se prefere pagar um valor alto na entrada ou pagar um suave aluguel pelo uso das licenças. Os valores variam ainda de acordo com o tipo de licença (visualizador, developer, server).
  • Serviços: são os serviços que você contrata de terceiros para instalar, configurar e integrar o BI aos seus sistemas e criar as telas e análises. Também incluem os custos com horas de treinamento recebido.
  • Hardware: custo de aquisição ou aluguel do servidor em que será instalado o BI. Muitas empresas de BI oferecem a possibilidade de rodar o serviço na nuvem, eliminando o custo de hardware.
  • Manutenção: são as horas que você consumirá (internamente ou de terceiros) para manter a estrutura rodando. Backups e atualizações do servidor, gestão de usuários, etc.

Obviamente, quanto mais completo e robusto o BI, maio será o custo. Por outro lado, existem softwares modernos e disruptivos que oferecem alta performance e confiabilidade com custo acessível (não necessariamente você precisa contratar um medalhão do mercado, com custo fora do alcance da maioria das empresas).

6) QUAIS AS ETAPAS E DESAFIOS DE UM PROCESSO DE BI?

Um processo completo de adoção de um BI precisa contemplar as seguintes fases:

  • Existência e registro de dados e informações: claro, para analisar dados, estes precisam existir no primeiro momento. Se você não possui um sistema de gestão (ERP) para registrar suas vendas e demais transações, ficará inviável qualquer aplicação de um BI. Avalie sua operação e o tipo, quantidade e qualidade dos dados gerados.
  • Coleta dos dados: esta é a primeira tarefa do software de BI, com a integração às fontes de dados, tratamento das informações e criação das visualizações.
  • Análise dos dados e tomada de decisões: muitas empresas pensam que o processo de BI termina na implantação do software da etapa anterior. O problema é que se o BI não for utilizado de forma prática, com pessoas analisando os dados, buscando insights e tomando decisões que mudem a figura e gerem resultado, pouco valor se extrairá no processo.
  • Execução das ações: também pouco adianta analisar os dados e tomar decisões, se as ações não forem executadas conforme previsto. Aqui entra a integração entre as equipes estratégicas (que analisam os dados e toma decisões) com o pessoal operacional (que executa as ações).
  • Medição dos resultados: o que não é medido não é controlado. Os resultados das ações precisam ser continuamente acompanhados com auxílio do two digits game próprio BI, aferindo a eficiência e acerto de cada decisão.

O processo de adoção de práticas de BI não é trivial. A cultura de análise de dados deve partir dos altos escalões de gestão e permear por toda a organização. Todos devem entender os benefícios que um BI pode gerar e dedicar-se ao sucesso da empreitada. Por outro lado, a adoção de sistemas de inteligência nos dias atuais podem ser a diferença entre o sucesso de um negócio e sua extinção.

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